Musí být vytištěny všechny směrnice školy? Nebo je stačí mít uloženy v elektronické podobě? Může mi ČŠI při kontrole nakázat, že chce mít směrnici vytištěnu nebo ji můžu odkázat na elektronickou podobu.

V prvé řadě je třeba uvést, že právní předpisy obecně nestanoví povinnost školy vést všechny vnitřní směrnice v listinné podobě. Není-li u konkrétního dokumentu právním předpisem výslovně stanoveno, že musí být veden v listinné podobě, lze jej za splnění ostatních požadavků uchovávat a vést elektronicky.

To se týká zejména interních směrnic upravujících vnitřní chod školy, např. směrnic k oběhu účetních dokladů, cestovním náhradám, vnitřnímu kontrolnímu systému apod. U takových dokumentů tedy není samotná skutečnost, že jsou uchovávány pouze elektronicky, důvodem pro požadavek na jejich vytištění. Podstatné je, aby bylo možné prokázat jejich platné znění, účinnost, případně jejich vydání oprávněnou osobou, a aby byly řádně uchovávány.

Pokud tedy Česká školní inspekce v rámci kontroly požaduje předložení konkrétní směrnice, je škola povinna jí umožnit, aby se s jejím obsahem seznámila. Tento požadavek však sám o sobě neznamená, že škola musí směrnici vytisknout. Pokud je směrnice řádně vedena v elektronické podobě, lze ji inspekci zpřístupnit elektronicky, případně jí poskytnout elektronickou kopii. Elektronická verze by měla obsahovat podpis a zaručovat nezměnitelnost dokumentu (tedy zpravidla být v uzamčeném a podepsaném PDF formátu). V rámci součinnosti při kontrole však můžete elektronicky vedené směrnice vytisknout, a to pouze pro účely kontroly. Neznamená to, že jste povinni tisknout všechny směrnice a vést je ve fyzické podobě. 

Odlišná situace může nastat tam, kde právní předpis stanoví specifický způsob zveřejnění nebo zpřístupnění dokumentu. Příkladem je školní řád a vnitřní řád, u nichž § 30 odst. 4 školského zákona, stanoví povinnost zveřejnit je způsobem umožňujícím dálkový přístup a současně je zpřístupnit na přístupném místě ve škole nebo školském zařízení. Tuto povinnost proto nelze splnit pouze uložením dokumentu v interním elektronickém systému školy.

Z uvedeného tedy vyplývá, že Česká školní inspekce může po škole požadovat předložení směrnice ke kontrole, nemůže však bez dalšího dovozovat povinnost jejího vytištění pouze z toho důvodu, že je směrnice vedena elektronicky. Pokud by inspekce takový požadavek vznesla, bylo by namístě požádat o uvedení konkrétního právního předpisu, z něhož povinnost vést danou směrnici v listinné podobě vyplývá.