Od kdy je pro ZŠ povinnost vést elektronickou spisovou službu?

Základní školy budou povinny vykonávat spisovou službu výhradně v elektronické podobě od 1. ledna 2027. Do 31. prosince 2026 mohou spisovou službu vykonávat také v listinné podobě. Povinnost vyplývá ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Ministerstvo školství rovněž uvádí, že od 1. ledna 2027 bude spisová služba ve školách vedena výhradně elektronicky.

Tato povinnost se vztahuje na školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování. Uvedené výjimky tedy mohou nadále vykonávat spisovou službu v listinné podobě.

Pro úplnost je třeba odlišit elektronické vedení spisové služby od atestace používaného systému. Školy nemají povinnost používat eSSL, u něhož bylo splnění zákonných požadavků potvrzeno atestem. Používaný systém však musí i bez atestu splňovat požadavky zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.

Případný odklad povinnosti používat atestované eSSL proto nemá na povinnost základních škol vést spisovou službu elektronicky od 1. ledna 2027 vliv. Navrhovaný odklad se týká atestace, nikoli obecného přechodu škol na elektronickou spisovou službu. Podle dostupných informací z června 2026 byl tento odklad dosud pouze v legislativním procesu.

Prakticky tedy základní škola musí mít od 1. ledna 2027 zavedenu elektronickou spisovou službu, nemusí však pořizovat systém s atestem. Musí si ovšem ověřit, že dodavatel garantuje soulad systému se zákonem a prováděcí vyhláškou.